1- OBJETIVO
Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
2- ALCANCE
Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, las cuales estipulan las disposiciones generales para la protección de datos personales, por lo tanto, nos permitimos informar que:
En TECNELCO LTDA, somos responsables por los datos entregados por nuestros clientes, empleados, contratistas y proveedores, los cuales podrán ser utilizados por TECNELCO LTDA. Para fines comerciales, históricos, estadísticos o administrativos.
De esta manera, sus datos personales son tratados de manera responsable y con altos estándares de seguridad y confidencialidad. Así mismo, conscientes del alcance de sus derechos sobre los datos personales le informamos que usted tiene la posibilidad, en cualquier momento, de conocer, actualizar, rectificar, revocar la autorización, presentar reclamos y comunicar cualquier inconformidad sobre el tratamiento sus datos personales
Los titulares de esta información pueden consultar este Manual Interno de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de TECNELCO LTDA. Accediendo a nuestra página web www.tecnelco.com, o comunicándose directamente a nuestra línea 429 09 63.
Para los asuntos no regulados por el presente Manual se acudirá a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o la normatividad competente.
2.1 Generalidades de la Norma:
El artículo 15 de la constitución de la república de Colombia, consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que exista sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas; de igual manera, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La ley 1581 de octubre de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, establece el tratamiento y las condiciones, para el adecuado manejo de los datos personales de cualquier persona, que se encuentren en alguna base de datos o archivos; De igual manera, contempla la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad mencionada y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
2.2 Aplicación de la política.
Dando aplicación a lo estipulado anteriormente, el presente Manual es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los colaboradores de TECNELCO LTDA., sus contratistas y terceros que actúen en representación de la empresa.
El incumplimiento de la presente política acarreara sanciones de tipo laboral o del orden contractual, según sea el caso, sin que esto se limite a que por las actuaciones ejecutadas deba responder solidariamente con su patrimonio como causa de los daños y perjuicios ocasionados a los titulares de la información y a TECNELCO LTDA.
3- PRINCIPIOS
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por TECNELCO LTDA. En los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales:
- Finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por TECNELCO LTDA obedecerá a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular de manera clara, suficiente y previa.
- Libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Temporalidad: los datos personales que hayan sido ingresados en nuestra base de datos o archivos, se conservaran por el tiempo necesario, de acuerdo a: disposiciones legales, instrucción de las autoridades competentes o para garantizar el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
- Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de TECNELCO LTDA. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable por TECNELCO LTDA. para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
- Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de TECNELCO LTDA, se protegerá mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias y posibles, para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: Se garantizará la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la normatividad vigente.
4- AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de TECNELCO LTDA, que se encuentran en su base de datos o archivos, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. TECNELCO LTDA., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
TECNELCO LTDA., solicitarán a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarán los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, conservando prueba de dicha autorización.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas por parte del titular que permita concluir de manera razonable que se otorgó su consentimiento para el tratamiento de la información, no obstante, en ningún caso el silencio del titular será considerado una conducta inequívoca.
Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, TECNELCO LTDA., solicitarán la autorización de los titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales a través del medio de Comunicación usado en el curso ordinario de su interacción con los titulares registrados en la base de datos, de igual manera, pondrán en conocimiento la existencia del presente Manual. Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de comunicación descrita anteriormente, el Titular no ha contactado a TECNELCO LTDA., solicitando la supresión de sus datos personales, está podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en su base de datos para la finalidad o finalidades indicadas en el presente Manual, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
Con el procedimiento de autorización se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier variación de los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior, con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.
TECNELCO LTDA. Informará al titular de forma explícita y previa cuales de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento; De igual manera, Informará al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. TECNELCO LTDA. Bajo ningún motivo condicionará la ejecución de alguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles.
5- AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, a través del cual se le informa al Titular el tipo de tratamiento al cual serán sometidos sus datos, la finalidad del mismo y la existencia del presente Manual, en el cual podrá conocer nuestras políticas de tratamiento de los datos personales y la forma de acceder a las mismas.
6- DERECHOS Y DEBERES
6.1 Derechos de los titulares: De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TECNELCO LTDA
- Solicitar copia o prueba de la autorización otorgada a TECNELCO LTDA.
- Ser informado por TECNELCO LTDA., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante TECNELCO LTDA.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o cuando, previa solicitud, no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la respectiva base de datos o archivo.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, a través de los medios dispuestos por TECNELCO LTDA.
Cuando el titular de los derechos o datos no esté en capacidad de actuar por sus propios medios los podrá ejercer a través de las siguientes personas: por un tercero, quien deberá demostrar tal calidad, representante y/o apoderado, previa demostración de la representación o apoderamiento y por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes podrán ser ejercidos por las personas acudientes que estén facultados para representarlos.
6.2 Deberes de TECNELCO LTDA
TECNELCO LTDA. y sus subordinadas, tendrán presente que los datos personales son propiedad de sus titulares y que sólo ellos pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, harán uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. Por lo tanto, TECNELCO LTDA. Se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Informar de manera clara y suficiente al titular del dato sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Actualizar la información cuando sea requerido por el titular del dato.
- Rectificar los datos personales cuando sea procedente.
7- PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN DE LOS TITULARES
TECNELCO LTDA, le proporciona a toda persona titular de datos personales el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, así mismo, su derecho de protegerla.
7.1 Derecho de acceso: El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, TECNELCO LTDA le garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
- El titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
- El titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión TECNELCO LTDA. y solicitar su actualización
- El titular puede solicitar el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
- Consultas: TECNELCO LTDA., Garantizarán el derecho de consulta, suministrando a los Titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. No obstante, previo a dar trámite a las solicitudes, se identificará al solicitante y se dejará constancia de la fecha en que la solicitud sea realizada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Todas las solicitudes podrán ser enviadas a través de los medios de comunicación que se informarán más adelante.
- Reclamos: El Titular o los terceros que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el cual será tramitado de la siguiente manera:
- El reclamo deberá hacerse de manera directa a TECNELCO LTDA, a través de los medios de comunicación que se informarán más adelante.
- Presentar la información completa que permita darle trámite efectivo a la solicitud, entre estas, pero sin limitarse: la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que desea hacer valer.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que TECNELCO LTDA. no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
7.4 procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular de la información o su representante podrán solicitar a TECNELCO LTDA. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad debido a que los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por el titular, sus terceros autorizados o representantes, previa acreditación de su identidad y representación, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. Es importante señalar que cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
Una vez recibido el reclamo completo, se referenciará internamente un asunto que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicho asunto se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
8- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, TECNELCO LTDA. Adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que estén a nuestro alcance y que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8.1 Medidas de seguridad. TECNELCO LTDA.
Mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
- Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
- Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013
- Funciones y obligaciones del personal con acceso a los datos personales de terceros.
- Estructura de las bases de datos y descripción de los sistemas de información.
- Creación y aplicación del procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
- Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
- Controles periódicos para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
- Medidas de seguridad cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.
- El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales
9- MEDIOS DE COMUNICACIÓN:
Acorde a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que regula el Régimen General de Protección de Datos Personales, nos permitimos informar que los siguientes medios de comunicación han sido dispuestos por TECNELCO LTDA. Para dar trámite a las solicitudes de los Titulares de la información o sus representantes:
Dirección: Carrera 1D BIS N° 52-53/51, Santiago de Cali
Teléfono: 429 09 63- 439 18 48
Correo electrónico: tecnelco@hotmail.com
10- GLOSARIO
La presente terminología, permite una mayor comprensión del presente Manual de procedimiento referente al tratamiento de la información personal que se encuentra en nuestra base de datos o archivos:
- Autorización: mecanismo predeterminado a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Datos Personal sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
CONTROL DE CAMBIOS
| FECHA | VERSION | CAMBIOS | MODIFICADO |
| 10/10/2016 | 1 | CREACION DEL DOCUMENTO | N/A |
 |
|
 |
| APROBADO POR | REVISADO POR: | ELABORADO POR: |
| JORGE TOVAR | JORGE TOVAR | ALEXANDRA BRAND |
